Canal à limiter
Courrier Adresses et retours
Les adresses postales peuvent être obsolètes, les retours sont difficiles à exploiter et le traitement reste coûteux.
Information patient MR-004
Informer les patients d’une étude MR-004 via un espace sécurisé
Mon Espace Santé, notification générique, suivi des statuts et traçabilité des oppositions
InfoPatient MR-004 aide les équipes recherche, DPO et DSI à industrialiser l’information individuelle des patients pour les études rétrospectives sur données, dans le cadre de la méthodologie de référence CNIL MR-004 , avec un parcours maîtrisé et relisible.
L’enjeu opérationnel : informer chaque patient sans fragiliser la confidentialité
Pour une étude rétrospective, l’équipe doit informer des centaines ou milliers de patients, conserver une trace exploitable et gérer les cas qui sortent du flux nominal. Les canaux classiques comme le courrier ou l’email direct ajoutent des contraintes pratiques et de confidentialité que l’établissement doit maîtriser.
Canal à limiter
Email Canal difficile à qualifier
L’adresse doit être personnelle et qualifiée, et l’usage de services mail tiers soulève des questions de confidentialité.
Solution à privilégier
Mon Espace Santé Notification générique
Le patient reçoit une notification sans détail sensible et consulte la notice après authentification, tel que cela est recommandé par la CNIL.
Un parcours MR-004 lisible de bout en bout
InfoPatient MR-004 transforme l’information individuelle en campagne pilotable : population, notice, envoi via Mon Espace Santé, consultation après authentification, oppositions et exports de suivi sont regroupés dans un même parcours.
1. Préparer l’étude
Associer la campagne à l’étude, à sa notice d’information et au périmètre patient validé.
2. Importer la population
Charger les éléments nécessaires au traitement, avec contrôles et identification des anomalies.
3. Envoyer la notice
Envoyer la notice à chaque patient via Mon Espace Santé, avec notification générique et consultation de la notice après authentification.
4. Suivre les retours
Centraliser statuts, exceptions, comptes indisponibles et cas nécessitant une action complémentaire.
5. Documenter la campagne
Exporter des listings protégés, stockables dans le répertoire propre à l’étude lorsque l’établissement conserve cette organisation.
6. Traiter les oppositions
Transmettre les oppositions authentifiées au référent prévu par l’établissement.
Fonctionnalités pour l’information patient MR-004
Un socle opérationnel pour remplacer les chaînes courrier, emails directs et fichiers dispersés par un flux sécurisé, traçable et relisible.
Campagnes par étude
Chaque campagne est rattachée à une étude, une notice d’information et un périmètre patient identifiés.
Envoi sécurisé Mon Espace Santé
La notice est envoyée à chaque patient via Mon Espace Santé, avec notification générique et consultation après authentification.
Traitement par lot
Les volumes importants sont traités en campagne, avec suivi des statuts et reprise contrôlée en cas d’anomalie.
Mineurs et représentants
Le parcours prend en compte les cas où l’information doit aussi être adressée aux représentants légaux.
Exceptions visibles
Les retours d’état, comptes non disponibles, patients décédés ou anomalies d’adressage sont isolés pour traitement.
Oppositions authentifiées
Les oppositions à la réutilisation des données sont recueillies, tracées puis transmises au référent désigné.
Traçabilité exploitable
Les actions, statuts et retours sont historisés pour faciliter la relecture DPO, DRCI et investigateur.
Sorties de suivi
Les équipes génèrent des listings protégés pour documenter la campagne, les exceptions et les cas à reprendre.
Une valeur différente selon les équipes
InfoPatient MR-004 est vendu à l’établissement, mais il répond à des irritants très concrets pour chaque partie prenante du circuit recherche.
DRCI, ARC et TEC
Réduire la préparation manuelle des envois, suivre les campagnes et identifier rapidement les cas à reprendre.
DPO
Disposer d’un parcours documenté, on-premise, avec statuts, exceptions, oppositions et exports protégés centralisés pour la relecture.
Investigateurs
Lancer une étude rétrospective avec moins de friction opérationnelle et un suivi plus clair de l’information patient.
DSI et RSSI
Cadrer un flux on-premise, journalisé, sans remontée vers PRAXLR et intégré aux contraintes techniques de l’établissement.
Direction
Limiter les coûts des canaux directs et accélérer les projets de recherche exploitant des données existantes.
Patients
Recevoir une information identifiable et conserver la possibilité d’exercer leur droit d’opposition.
Conformité, sécurité et responsabilités
InfoPatient MR-004 est déployé 100% on-premise. Les informations patient restent dans l’environnement de l’établissement et le canal sécurisé s’opère directement avec Mon Espace Santé, sans remontée vers PRAXLR.
Cadre MR-004100% on-premiseCanal direct Mon Espace SantéAucune remontée PRAXLRListings protégés
Déploiement 100% on-premise
L’application s’exécute dans l’infrastructure de l’établissement. Les informations patient ne sont pas remontées vers PRAXLR ni vers un service applicatif PRAXLR.
Canal sécurisé direct
Les informations patient sont transmises par le canal sécurisé retenu entre l’établissement et Mon Espace Santé, sans transit applicatif par PRAXLR.
Journalisation utile
Les actions, statuts et exceptions sont historisés pour permettre une relecture opérationnelle et réglementaire du déroulé de campagne.
Listings protégés par étude
Les exports peuvent être générés sous forme de fichiers protégés et conservés dans le répertoire propre à l’étude, par exemple sur un lecteur réseau partagé.
Oppositions exploitables
Les oppositions peuvent être authentifiées, horodatées et transmises au référent désigné pour intégration dans le processus de recherche.
Cadrer une première étude pilote
Le pilote sert à traiter une étude MR-004 réelle ou représentative, mesurer le gain par rapport au courrier, aux emails directs et aux suivis manuels, puis produire les éléments attendus par vos équipes.
Choisir l’étude
Identifier une étude rétrospective, son volume patient, sa notice et les acteurs de validation.
Valider le flux
Confirmer les données d’entrée, le canal d’envoi, la gestion des exceptions et le circuit des oppositions.
Mesurer la valeur
Comparer temps passé, coûts évités, qualité du suivi et lisibilité du dossier de campagne.
Les chiffres de preuve les plus utiles à documenter pendant le pilote : volume de patients informés,
délais de campagne, coûts d’envoi évités, taux d’exceptions et temps de traitement des oppositions.
Questions fréquentes
Les points à clarifier en priorité lors du cadrage d’un flux d’information patient MR-004.
InfoPatient remplace-t-il l’analyse DPO de l’étude ?
Non. InfoPatient outille l’information individuelle, le suivi des statuts et la traçabilité. Le cadrage réglementaire de l’étude, les responsabilités et les durées de conservation restent validés par l’établissement et ses référents.
Le logiciel est-il limité aux études MR-004 ?
Non. InfoPatient est présenté ici autour du cas d’usage MR-004 parce qu’il est fréquent, réglementé et très concret pour les équipes recherche. Mais le même socle peut être utile pour d’autres communications patient en volume via Mon Espace Santé : information réglementaire, campagne ciblée, notification documentaire ou parcours nécessitant une preuve d’envoi et un suivi des retours. Le périmètre exact se cadre avec l’établissement selon le contexte métier et juridique.
Comment sont traités les identifiants nécessaires à l’adressage ?
Les données nécessaires à l’adressage restent traitées dans l’environnement de l’établissement. InfoPatient s’intègre au flux validé localement pour identifier les patients, envoyer la notice via Mon Espace Santé et restituer les statuts utiles au suivi. Ces informations ne sont pas remontées vers PRAXLR.
Que se passe-t-il si le patient n’a pas de compte Mon Espace Santé accessible ?
Le cas est remonté comme exception afin que l’équipe sache quels patients nécessitent un traitement complémentaire ou une décision selon la procédure locale.
Les oppositions des patients sont-elles gérées ?
Oui. Le parcours peut tracer les oppositions reçues et les transmettre au référent défini par l’établissement, par exemple DPO, DRCI ou investigateur coordonnateur.
Quel est l’intérêt d’un pilote ?
Le pilote permet de traiter une première étude en conditions réelles, de valider les flux avec le DPO et la DSI, de préciser les exports attendus et de mesurer le gain par rapport aux courriers, emails directs ou traitements manuels.
Les informations patient remontent-elles vers PRAXLR ?
Non. La solution est déployée on-premise dans l’environnement de l’établissement. Les informations patient ne sont pas remontées vers PRAXLR : le flux d’information s’opère directement entre l’établissement et Mon Espace Santé selon le canal sécurisé retenu.
Ils nous font confiance
Retours terrain
Grégoire Olivier
Délégué à la Protection des Données (DPO)
CH de Cherbourg-en-Cotentin
"InfoPatient a complètement changé la donne : nous pouvons désormais informer simplement, en une seule campagne, tous les patients concernés par une étude via leur DMP/Mon Espace Santé. L’outil réduit fortement la charge opérationnelle, facilite la gestion des oppositions et sécurise les cas particuliers comme les patients mineurs."